Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Grundejerforeningen Hindhøjen – 2019-05-15

Kortlægning af personoplysninger

Vi anvender følgende systemer: Private e-mailsystemer, Excel og WordPress
Hvordan er vores privatlivspolitik gjort lettilgængelig? På hjemmesiden www.hindhojen.dk
Persondata som registreres Navn, adresse, e-mail
Persondatatyper som findes i systemet Almindelige
Med hvilket formål behandles oplysningerne?
Se Privatlivspolitik og Fortegnelse herunder
Hvem har adgang til oplysningerne? Bestyrelsen og Webmaster
Slettefrist for persondata (angiv antal år og kriterier) 3 år efter fraflytning fra foreningen
Sker der videregivelse af data fra systemet – hvis ja til hvem
YouSee

Grundejerforeningens dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Grundejerforeningen Hindhøjen er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktpersoner: Bestyrelsen

Adresse: Hindhøjen 72-122

CVR: 39995972

Mail:

Websted: www.hindhojen.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

  • Almindelige personoplysninger:
    • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, e-mailadresse, TV-pakke.
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • Vi behandler ikke følsomme personoplysninger

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig

Formålene:

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt (eks. TV-pakke fra YouSee)
  • Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til YouSee i forbindelse med TV-pakke bestilling og afregning.
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din fraflytning fra foreningen
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med TV-pakke bestilling og afregning sker der videregivelse af oplysninger til YouSee.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
  • Bogføringsbilag skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år.

Vi opbevarer dog oplysninger til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. 

Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Grundejerforeningen Hindhøjen.

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en forening i medfør af persondataforordningen.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i: Grundejerforeningen Hindhøjen, Hindhøjen 72-122, 8382 Hinnerup, CVR-nummer: 39995972

Data for seneste ajourføring af dokumentet: 2019-05-15

1) Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen? Følgende bestyrelsesmedlem og webmaster:
John Bomholt, bestyrelsen@hindhojen.dk
Jørn Sanggaard, webmaster@hindhojen.dk
2) Hvad er formålene med behandlingen? a) Varetagelse af medlemsforhold, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning
b) Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til YouSee.
3) Hvilke personoplysninger behandler vi? Almindelige personoplysninger:
a) Navn
b) Mailadresse
c) Adresse
Oplysninger, der er tillagt en højere grad af
beskyttelse:
a) Ingen
4) Hvem behandler vi oplysninger om? Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:
a) Medlemmer
5) Hvem videregives oplysningerne til? a) Almindelige personoplysninger videregives til YouSee i forbindelse med TV-pakker
6) Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen? a) Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 3 år efter
tilhørsforholdets ophør.
b) Bogføringsbilag skal gemmes i 5 år fra
udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer
sig om.
c) Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år
d) Vi opbevarer dog oplysninger til statistik og
lignende, så længe de har historisk værdi
7) Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen? Vi opbevarer alle personoplysninger i foreningen på kassererens og webmasterens private computere som er beskyttet af password, som kun de selv kender til.
8) Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden? Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores medlemmer og bestyrelsen drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.
Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.
9) Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer? Webmaster anonymiserer medlemmernes private e-mail adresser.